以前は請求書は手書きで行われるのが主流でした。
1ページ目が請求書控え、2ページ目が納品書、3ページ目が請求書、4ページ目が受領書のような4ページで1セットになっているものが多いです。
それぞれカーボン付きかカーボン紙をはさんで記入するかどちらかです。
納品書、請求書をお客様に渡し、受領書に印鑑をもらって返却してもらいます。
請求書控えと受領書は綴じておきます。手書きは大変な労力です。
計算間違えの可能性も大いにあります。
今では、インターネットの利用が普及しているので、パソコンで入力して発行される様になりました。
文字が鮮明で見栄えがいいですね。
エクセルで作成することもできますが、インターネットのサイトに請求書のテンプレートのダウンロードができるサイトがたくさんあります。
有料もありますが、ほとんどは無料テンプレートです。
しかも登録無しで利用でき大変便利です。
またこのようなビジネス向けのサイトは請求書だけではなく、ＦＡＸや郵便で送る際に添付する送付状や挨拶状などのテンプレートもありそれらには雛形が付いているので書き方で困惑することはありません。
それでは、請求書の入力の仕方を解説します。
まず、日付入力し次に取引先名や住所とご自身の企業名や住所と明細を入力します。
明細は長すぎるとセル内に収まらないのでその時はフォントサイズを小さくするかセル内に収まるよう設定します。
次に単価と数量を入力すれば合計金額が自動計算されます。
念のため計算式が間違ってないか電卓で必ず計算することも必要です。
そして、希望の大きさを設定して印刷をします。
次に、送付状の書き方ですが、雛形に沿って日付入力し次に取引先名や住所とご自身の企業名や住所を入力し、内容を入力します。
誤字脱字がないか確認して印刷します。
そして、これらはすべてファイルに保存しておきます。
そうすることにより次回は日付を変えてコピーをして使用できるので大変便利です。効率よく仕事ができます。